Problem, który hamował rozwój

Każda firma produkcyjna dąży do maksymalnej efektywności. Nasz klient, średniej wielkości przedsiębiorstwo z branży metalowej, stanął przed murem. Mimo wykwalifikowanej kadry i nowoczesnego parku maszynowego, kluczowe procesy biurowe i operacyjne opierały się na ręcznych, powtarzalnych zadaniach. Generowanie raportów produkcyjnych, zarządzanie zamówieniami i monitorowanie stanów magazynowych pochłaniało cenne roboczogodziny, a ryzyko ludzkiego błędu rosło wraz z liczbą zamówień.

Firma zgłosiła się do nas z konkretnym wyzwaniem: jak możemy usprawnić ich pracę, nie rewolucjonizując całej organizacji? Odpowiedzią była: inteligentna automatyzacja.

Wyzwanie: Gdzie traciliśmy najwięcej czasu?

Po wnikliwej analizie (obejmującej warsztaty z pracownikami i mapowanie procesów) zidentyfikowaliśmy trzy główne “wąskie gardła”:

1. Ręczne przepisywanie danych: Informacje o zleceniach produkcyjnych były ręcznie przenoszone z systemu CRM do arkuszy kalkulacyjnych używanych przez kierowników produkcji. Proces ten zajmował średnio 2-3 godziny dziennie i był głównym źródłem błędów, takich jak literówki w kodach produktów czy pomyłki w zamawianych ilościach.
2. Cotygodniowe raportowanie: Kierownicy zespołów spędzali cały piątek na zbieraniu danych z różnych źródeł (arkusze, notatki, e-maile), aby stworzyć raport wydajności dla zarządu. Raporty często były niespójne i opóźnione.
3. Brak bieżącej kontroli nad stanem magazynowym: Informacje o zużytych materiałach były aktualizowane z opóźnieniem, co prowadziło do nieoczekiwanych braków lub zamawiania niepotrzebnych zapasów.

Te pozornie drobne problemy kumulowały się, tworząc poważną barierę dla skalowania biznesu.

Rozwiązanie: Skrojona na miarę automatyzacja

Zamiast wdrażać jeden, monolityczny system ERP, zaproponowaliśmy podejście zwinne, skupiając się na automatyzacji najbardziej czasochłonnych zadań przy użyciu dedykowanych skryptów i integracji między istniejącymi już w firmie narzędziami.

Nasze działania opierały się na trzech filarach:

1. Integracja CRM z Arkuszami Google: Stworzyliśmy automatyczny proces, który co godzinę pobierał nowe zlecenia z firmowego CRM (Customer Relationship Management) i za pomocą API umieszczał je w dedykowanym Arkuszu Google. Każdy nowy wiersz był automatycznie formatowany, walidowany i oznaczany odpowiednim statusem.

   # Uproszczony pseudo-kod ilustrujący logikę
   def sync_crm_to_sheets():
     new_orders = crm.get_new_orders(since='last_hour')
     for order in new_orders:
       if is_valid(order):
         google_sheets.append_row('Produkcja', format_order_data(order))
   

2. Automatyczny pulpit zarządczy (Dashboard): Wykorzystaliśmy narzędzie Google Data Studio (obecnie Looker Studio) podłączone bezpośrednio do arkuszy produkcyjnych. Zamiast ręcznie tworzyć raporty, zarząd i kierownicy otrzymali dostęp do interaktywnego dashboardu, który aktualizował się w czasie rzeczywistym. Pokazywał on kluczowe wskaźniki (KPI), takie jak liczba zrealizowanych zleceń, wydajność per pracownik czy procentowy postęp prac.
3. System alertów magazynowych: W arkuszu śledzącym stany magazynowe zaimplementowaliśmy proste skrypty, które automatycznie wysyłały powiadomienie e-mail do działu zaopatrzenia, gdy ilość danego surowca spadała poniżej ustalonego minimum.

Wyniki: Liczby mówią same za siebie

Efekty przerosły nasze najśmielsze oczekiwania. Już po pierwszym miesiącu od wdrożenia, klient odnotował rewolucyjne zmiany:

• Oszczędność 40 godzin tygodniowo: Czas, który pracownicy poświęcali na przepisywanie danych i tworzenie raportów, został w pełni odzyskany. To cały jeden etat, który można było oddelegować do bardziej kreatywnych i wartościowych zadań.
• Wzrost dokładności danych o 95%: Eliminacja ręcznego wprowadzania danych niemal całkowicie wyeliminowała błędy. Zamówienia były realizowane dokładnie według specyfikacji, a raporty odzwierciedlały faktyczny stan produkcji.
• Zwiększona transparentność: Dostęp do danych w czasie rzeczywistym pozwolił na szybsze podejmowanie decyzji. Zarząd mógł natychmiast reagować na ewentualne przestoje, a pracownicy mieli jasny obraz swoich celów.
• Poprawa morale w zespole: Pracownicy, uwolnieni od monotonnych i frustrujących zadań, mogli skupić się na tym, co potrafią najlepiej. Zadowolenie i zaangażowanie w zespole znacząco wzrosło.

Podsumowanie: Mały krok, wielka zmiana

Historia naszego klienta to dowód na to, że automatyzacja nie musi oznaczać wielomilionowych inwestycji w skomplikowane systemy. Często to właśnie inteligentne usprawnienie kilku kluczowych, powtarzalnych procesów przynosi największy zwrot z inwestycji (ROI).

Jeśli w Twojej firmie również istnieją zadania, które “kradną” czas i generują błędy, warto zastanowić się nad ich automatyzacją. Czasami proste skrypty i integracje mogą zdziałać więcej niż największe systemy.