“Automatyzacja” brzmi jak wielki projekt na pół roku i budżet z sześcioma zerami. Błąd. W dzisiejszych czasach automatyzacja to często kwestia spięcia dwóch aplikacji (np. Gmaila i Slacka) prostym skryptem.
Jeśli chcesz odzyskać czas i przestać “gasić pożary”, zacznij od tych 5 procesów. Są proste do wdrożenia, a dają natychmiastowy zwrot z inwestycji czasu.
1. Obsługa faktur i windykacja miękka
Ile czasu tracisz na sprawdzanie, kto zapłacił, a kto nie?
- Co automatyzujemy: System sprawdza konto bankowe. Jeśli wpłaty brak 3 dni po terminie, wysyła uprzejme przypomnienie mailowe. Jeśli nadal brak po 7 dniach – wysyła SMS. Po wpłacie – wysyła podziękowanie.
- Narzędzia: Fakturownia/iFirma + Make/Zapier.
- Zysk: Lepsza płynność finansowa i zero niezręcznych telefonów o pieniądze.
2. Kwalifikacja leadów (zapytań ofertowych)
Wpada mail: “Poproszę ofertę”. Odpisujesz, dzwonisz, a potem okazuje się, że klient ma budżet 500 zł, a Twoja usługa kosztuje 5000 zł.
- Co automatyzujemy: Formularz na stronie wstępnie filtruje klientów. AI analizuje treść wiadomości. Jeśli klient pasuje do profilu – trafia do CRM i handlowca. Jeśli nie – dostaje automatyczną odpowiedź z ofertą “pudełkową” lub e-bookiem.
- Zysk: Handlowcy rozmawiają tylko z tymi, którzy chcą i mogą kupić.
3. Dystrybucja treści w Social Media
Napisałeś świetny post na bloga. Teraz musisz go wrzucić na LinkedIn, Facebooka, Twittera i Instagrama. Kopiuj, wklej, dostosuj format… Nuda.
- Co automatyzujemy: Wrzucasz artykuł do folderu na Google Drive. Automatyzacja (np. z użyciem GPT-4) tworzy z niego 3 różne posty na LinkedIn, 5 Tweetów i scenariusz rolki na Instagrama. Po Twoim zatwierdzeniu – sama je publikuje w odpowiednich godzinach.
- Zysk: Jeden kawałek treści żyje w wielu miejscach bez Twojej pracy.
4. Onboarding nowego pracownika
Nowa osoba w zespole? To zazwyczaj 3 dni wyjęte z życiorysu managera: “tu masz hasła”, “tu masz umowę”, “przeczytaj to”.
- Co automatyzujemy: Po dodaniu pracownika do systemu HR, automat:
- Tworzy mu konto mailowe i na Slacku.
- Wysyła maila powitalnego z linkami do szkoleń i procedur.
- Planuje spotkania wdrożeniowe w kalendarzu.
- Zysk: Profesjonalne powitanie pracownika i oszczędność czasu managera.
5. Raportowanie tygodniowe
Piątek, 15:00. Zamiast myśleć o weekendzie, przeklejasz dane z Facebook Ads, Google Analytics i CRM do Excela, żeby wysłać raport klientowi lub zarządowi.
- Co automatyzujemy: Skrypt pobiera dane ze wszystkich źródeł w każdy piątek rano, generuje ładny PDF z wykresami i wysyła go mailem do zainteresowanych.
- Zysk: Koniec z “robieniem raportów”. Zaczynasz je w końcu analizować.
Od czego zacząć?
Nie próbuj wdrażać wszystkiego naraz. Wybierz jeden proces, który najbardziej Cię irytuje (tzw. “pain point”). Zautomatyzuj go w ten weekend. Poczujesz ulgę i… będziesz chciał więcej.
Potrzebujesz pomocy w spięciu tych narzędzi? Skonsultuj się z nami. Pomożemy Ci wybrać odpowiednie rozwiązania (Make, Zapier, n8n) i skonfigurujemy je za Ciebie.
